企業によってそのワークフローはさまざまであり、電子化の目的や目的の重みは違ってくる。
ここでは考えるためのヒントとして記述することしかできないことをご了承願いたい。
電子化できる書類群を分類
企業で使う「紙」を分類してみよう。伝票帳票/文書/図面 の3つに分けてみた。
分類 |
伝票・帳票類 |
文書 |
図面 |
具体例 |
出張の精算書・休暇届け・購入依頼伝票・注文書 など |
レポート・論文・仕様書・会議議事録・稟議書 など |
機械設計、土木建築、電気回路などのあらゆる図面 |
目的 |
作業性の向上
伝達速度向上 |
検索性
共有化
知識・ノウハウの保有 |
物理的保管場所の確保
転用流用の検索性
部品構成
共有化
劣化防止・長期保存 |
電子化 |
データ保存も管理も構築したシステムで行う。
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データ
電子フォーマットを統一すればデータの電子化・保存は比較的安易。
過去の文書は電子化をあきらめることも一つの選択。
管理
分類共有化のためのには小規模なアプリケーソフトでも実現可能。
さらには全社システムを構築することも考慮。
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データ
紙・フィルム・CADファイルなど異質な媒体から統一したフォーマットに変換する必要がある。量は膨大である。
管理
部品構造を構築し、設計変更・転用流用を管理するためには専用のシステムが必要。
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フォーマット |
- |
PDF / Word / Excel |
TIFF / PDF |
ペーパーレス |
可能である |
難しいが可能である |
難しい |
分類すると、もとは同じ「紙」であってもその性質はちがっているのが分かる。
電子化の難易度は[伝票・帳票]→[文書]→[図面]の順に難しくなっていく。
伝票帳票類は用紙の形態そのものを電子ファイルとに変換する必要なまったくない。
内容は文字と数値であるのでデータはデータベースとしてシステムに組み込まれる。
文書は電子化といってもA4/A3の紙イメージの意識をぬぐいさることはできない。PDFですら印刷することを前提としたフォームになっている。
紙のカタチが電子に置き換わるといった感じ。
図面のペーパーレス、電子管理は簡単ではない。
やはり、電子化で一番難しいのは図面類だ。過去の紙図面・マイクロフィルム・CAD図面・・・これらを統一したフォーマットにすることが必要であり、
さらに、図面の分類は文書の分類と大きく異なる。図面の場合、分類とは部品構成でありその構成は完璧を要求される。
図面を保存するという管理を超えて、PDM(PLM)とよばれる製品管理システムが必要になるだろう。規模にもよるが数千万円（場合によっては1億円）の構築費用は覚悟しなければならない。
なぜ電子化しようとしているのか
今さら教科書的な薀蓄をひけらかすまでもなく電子化すること自体は目的ではない。
電子化によって何ができるのか、何が改善できるのか・・・。
なぜ電子化しているのだろう。この「なぜ」がわからないままの電子化推進は大きな間違いをおかす。
電子化は目的を達成するための手段であって目的そのものではないことは「よく分かっている」のであるが、
ついつい「電子化できれば何事もうまくいく」と錯覚しがちになる。
なぜ電子化するの→共有化するためです
なぜ共有化するの・・・と、何度か「なぜ」を繰り返すと、下記のようにとても簡単で単純な言葉にたどり着くのではないだろうか。
・はやく | ・・・早くでもあり、速くでもある。 |
・正確に | ・・・正しい情報を分かりやすく。ミスをおこさない。 |
・安全に | ・・・紛失しない。劣化しない。外部に漏れない。長期保存。 |
・省資源で | ・・・物理的スペース確保。環境保全。 |
電子化と紙削減
電子化は「ペーパーレス」と同義語ではないし、紙を無くすために電子化しているのでもない。
もちろん電子化は紙を無くす（少なくする）ことができる仕組みをもっていて、電子化なくしては紙使用量は減らないことを前提としている。
ただし、IT化・電子化は紙を多く使う仕組みをも併せ持っていることを改めて認識しておく必要がある。
電子化は紙を多く使う仕組みをもっている事実は電子メールを例にとると分かりやすい。
個人・家庭内ではメールを印刷することは少ないのだが、企業内では「ほんの2行でもA4に印刷してから読む」
「あて先が数十人ほどのメールを印刷するとあて先人だらけの印刷になり複数枚の印刷になってしまう」「しかもミス印刷することがある」
などなどで個人の操作方法や意識によって紙が減るか増えるかが左右される。ワープロしかり、表計算ソフトしかり。
印刷はプリンタやソフトウェアの発達によって（つまり電子化によって）いとも簡単にできるではないか（何十枚でも何百枚でも）。
あらためて「電子化」は「ペーパーレス」と同義語ではないことを強調しておこう。
人はディスプレイより紙が好きであることを知っておくべきである。
授受管理
製造業は部品の加工や組立を外注委託する。すべて社内で加工・組立をまかなう企業は稀であろう。
外注先に図面・仕様書・作業手順書などを送付し、外注先から「確かに受け取りましたよ」という授受の記録は電子化といえど案外難しい。
リスト状のフォーマットを作りメールで送りメールで返信してもらうという方法なら、すぐに電子管理できてコストをかけずに実行可能。
と思いきや、どんどん集まってくる授受管理記録を整理しきれるだろうか。
発注先は何十社とあり図面は一月に何百枚、時には千枚もある・・・という状況であれば、メール単体での整理・管理は不可能であると判断すべきだろう。
個々の担当者ごとに授受のメールが届いてしまっては管理のしようがない。これで電子化の授受ができていると喜んでいたらオトボケだ。前述の「手段と目的が区別できない」状態そのものだ。
EDIといって取引先との商売に関する情報をネットワークで交換するソリューションがある。見積・注文・納品状態・支払いなどを電子化する仕組みである。
残念ながらEDIは文書の授受管理については不完全な印象を受ける。授受管理については、システム技術者もドキュメント管理を専門にしているサービス会社も納得のいく回答をあたえてはくれない。
会社規模と外注委託の頻度にもよるが、EDIを採用するなら授受管理の仕組みをしっかりと実装しておく必要がある。
EDIを提供するサービス会社もこの問題の解決に力を入れてほしいと願うところだ。
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